Подписка на ПО даёт преимущества в виде актуальных версий, облачных сервисов, гибкости в выборе приложений и масштабируемости в зависимости от потребностей бизнеса.
Сегодня компании могут выбирать между подпиской и разовой покупкой программного обеспечения — это два разных подхода к использованию софта, каждый из которых имеет свои преимущества и ограничения. Разница в этих решениях заметна на примере Microsoft 365, которая распространяется по подписке, и Microsoft Office 2024, приобретаемого единовременно. Одни компании предпочитают платить небольшие суммы ежемесячно, всегда иметь актуальные версии и, например, внедрить Microsoft Teams для совместной работы, другие выбирают единовременные вложения без привязки к регулярным платежам.
Подписка на Microsoft 365: удобство и актуальность
Microsoft 365 включает в себя Office-приложения (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), облачные сервисы (OneDrive, Teams, Exchange Online) и такие решения, как SharePoint Online для хранения и управления документами, Microsoft Loop для создания динамического контента и др.
Одним из ключевых преимуществ подписки является доступ к актуальному программному обеспечению: пользователи всегда получают последние обновления и новые функции. Например, если Microsoft представит новый AI-инструмент для Excel, подписчики смогут воспользоваться им автоматически. Кроме того, подписка включает облачные сервисы, такие как 1 ТБ хранилища в OneDrive, корпоративную почту на Exchange Online и инструменты для совместной работы, включая Microsoft Teams. Гибкость подписки позволяет компаниям легко добавлять или убирать лицензии в зависимости от текущих потребностей. Также подписчики получают круглосуточную техническую поддержку от Microsoft, что особенно важно для бизнеса. Дополнительно Microsoft 365 обеспечивает высокий уровень безопасности благодаря автоматическим обновлениям, защите от киберугроз и резервному копированию данных.
Когда речь идет о расходах на программное обеспечение, важно учитывать не только начальные затраты, но и долгосрочные обязательства. Например, при использовании подписки на Microsoft 365 Business Standard, компания будет платить ежемесячную сумму за каждого сотрудника. За несколько лет эта сумма может существенно превысить стоимость разовой покупки ПО, что делает подписку менее выгодной для тех, кто предпочитает единовременные вложения. Также есть зависимость от регулярных платежей — если подписку не продлить, доступ к сервисам и данным может быть ограничен.
Разовая покупка: Microsoft Office
Microsoft Office приобретается один раз и используется бессрочно. Одним из преимуществ разовой покупки является отсутствие регулярных платежей. Программное обеспечение остается в распоряжении компании даже после завершения поддержки Microsoft, продолжая работать без ограничений. Такой вариант удобен для организаций, которые предпочитают разовые инвестиции и не хотят зависеть от ежемесячных расходов.
Разовая покупка имеет ряд недостатков. Прежде всего, к ним можно отнести отсутствие обновлений. Например, пользователи Office 2021 не получили новые функции, появившиеся в Office 2024, такие как AI-инструменты в Excel и улучшенная интеграция с облаком.
Еще один минус — ограниченные облачные возможности. Office 2024 остается локальной версией без поддержки OneDrive, Teams и других сервисов Microsoft 365, что снижает удобство совместной работы.
Кроме того, техподдержка для разовой покупки доступна только в течение ограниченного срока. Например, Microsoft предоставляет обновления безопасности и исправления для Office 2021 лишь до 13 октября 2026 года.
Оптимизация расходов: подписка на отдельные приложения Microsoft 365
Если функционала Microsoft Office недостаточно, но покупать полный пакет Microsoft 365 дорого, можно оформить подписку только на нужные приложения. Это позволит получить доступ к продвинутым функциям, сохранив контроль над расходами.
Это помогает сэкономить, потому что вы не платите за лишние приложения, а выбираете только те, которые действительно нужны для работы. Подписка также дает гибкость — при необходимости можно добавить другие инструменты, такие как OneDrive, Power BI или Teams, без переплаты за весь пакет.
Например, если компании требуется почта для бизнеса, но нет необходимости в полном пакете Microsoft 365, подписка на Exchange Online позволяет обойтись без покупки Outlook. Веб-версия Outlook уже включена в Exchange Online, а значит, сотрудники смогут работать с почтой через браузер без установки дополнительных программ. Это исключает необходимость приобретать Microsoft Office или отдельную подписку на Outlook, снижая расходы. Аналогично, если компании нужна интеллектуальная автоматизация, можно оформить подписку только на Microsoft 365 Copilot. Это позволит использовать ИИ-помощника для работы с документами, автоматизации задач и анализа данных без необходимости оплачивать весь набор приложений Microsoft 365. Такой подход дает доступ к передовым технологиям искусственного интеллекта, но при этом позволяет избежать лишних затрат на ненужные инструменты.
Что выгоднее для бизнеса?
Выбор между подпиской на Microsoft 365 и разовой покупкой Microsoft Office зависит не только от задач компании, но и от финансовых соображений. При чисто математическом подходе важно учитывать как начальные, так и долгосрочные расходы.
Подписка на Microsoft 365 может быть более выгодной для бизнеса, если организация активно использует облачные сервисы и нуждается в постоянных обновлениях. В долгосрочной перспективе подписка предоставляет доступ к новейшим версиям программ без дополнительных затрат на новые лицензии. Если компания нуждается в гибкости, подписка позволяет масштабировать количество пользователей в зависимости от роста бизнеса. С другой стороны, если организация постоянно обновляет ПО и использует облачные функции, подписка может стать выгодным решением с точки зрения удобства и актуальности инструмента.
Однако в некоторых случаях разовая покупка Microsoft Office может оказаться более экономичной. Если компания не нуждается в облачных сервисах и обновлениях, а базовые функции офисных программ вполне удовлетворяют её потребности, разовая покупка может обойтись дешевле.
