Оптимизация бизнес-процессов: модели As is и To be

Оптимизация бизнес-процессов — это важный элемент успешного управления любой организацией. Существует множество методов для оптимизации, а одним из наиболее популярных является использование моделей As is и To be. Эти модели помогают предприятиям лучше понять текущие процессы и определить, как их улучшить для повышения эффективности и результативности. Кстати, вы можете заказать в нашей компании IT-услуги для бизнеса, если не уверены, что сможете самостоятельно решать все важные задачи.

Модель As is

Представляет собой текущее состояние бизнес-процессов. Главная задача анализа этой модели — выявить все существующие операции, их последовательности, участников и результаты. Анализ представляет собой сбор информации о том, как на данный момент ведется работа в компании.

Компоненты модели As is:

• Процесс — порядок действий, которые выполняются для достижения определенной цели или результата.
• Ресурсы — материальные и нематериальные активы, которые включены в процесс, технологии и оборудование, а также труд людей, связанных с этой моделью.
• Участники — это все лица и группы, вовлеченные в выполнение процессов (например, сотрудники, менеджеры, поставщики).
• Документация — все существующие документы и записи, связанные с процессом, включая инструкции, отчеты и регламенты.

Для анализа модели As is используются различные методы, такие как:

• Системный анализ. Позволяет взглянуть на процесс как на систему, в которой каждое действие влияет на конечный результат.
• SWOT-анализ. Даёт возможность выявить сильные и слабые стороны текущих процессов и определить возможности и угрозы.
• Диаграммы потока процессов — визуальное представление порядка действий, помогающее выявить бесполезные действия.

Модель To be

Описывает целевое состояние процессов после их оптимизации. Эта модель показывает, как процессы должны выглядеть и работать с учетом всех улучшений. Основная задача создания модели To be — определить, какие изменения нужно внести, чтобы повысить эффективность.

Компоненты модели To be:

• Оптимизированные процессы — эффективные и продуктивные последовательности действий, направленные на достижение желаемого результата.
• Новые ресурсы. Могут включать в себя дополнительные или более современные технологии, обучение персонала и переосмысление ролей.
• Изменения в работе участников. Возможно, потребуется перераспределение обязанностей или изменение состава команды.
• Новая документация — создание новых регламентов, инструкций и процессов, которые поддерживают новую модель.

Создание модели To be обычно включает в себя следующие этапы:

• Брейдинг-сессии — командные встречи, на которых обсуждаются идеи для улучшения.
• Моделирование процессов — использование BPMN (Business Process Model and Notation) для создания визуальных представлений новых процессов.
• Фокусные группы — обсуждение с участниками, которые будут задействованы в новых процессах, для получения их мнений и идей.

Сравнение моделей As is и To be позволяет выявить разницу между текущим и будущим состоянием компании. Это помогает определить, какие изменения необходимо провести, чтобы достичь желаемого результата. Кроме того, сравнение этих моделей может помочь оценить эффективность планируемых изменений и убедиться в их целесообразности.

Почему полезно сравнение моделей?

• Позволяет выявить области, где существуют проблемы или возможности для улучшения. Это помогает определить, какие изменения необходимо провести для достижения желаемого результата.
• Даёт возможность оценить, насколько эффективно будут работать планируемые изменения. Это помогает убедиться в целесообразности изменений и избежать ненужных затрат.
• Помогает разработать план действий по внедрению изменений. Это включает в себя конкретные шаги, сроки и ответственных лиц.
• Позволяет регулярно обновлять модели As is и To be в соответствии с изменениями внешней среды и внутренними потребностями компании. Это помогает поддерживать актуальность стратегического плана и обеспечивать его успешную реализацию.
• Помогает убедиться в том, что стратегия компании остается актуальной и эффективной. Это способствует достижению стратегических целей компании и повышению ее конкурентоспособности.

Примеры успешной оптимизации

• Amazon. Компания провела оптимизацию своих логистических процессов, что позволило сократить время доставки товаров до нескольких часов.
• Apple. Организация оптимизировала свои производственные процессы, что привело к значительному снижению времени производства новых продуктов.
• Google. Компания оптимизировала свои алгоритмы поиска, что позволило улучшить качество результатов поиска и увеличить количество пользователей.
• Tesla. Организация оптимизировала свои процессы разработки и производства электромобилей, что позволило значительно снизить стоимость производства и повысить качество продукции.
• Uber. Компания оптимизировала свои алгоритмы распределения заказов, что позволило улучшить качество обслуживания клиентов и повысить эффективность работы водителей.

Почему важны мониторинг и корректировка моделей As is и To be?

• Изменение внешней среды: рынок, технологии, законодательство и другие внешние факторы могут быстро меняться. Регулярное обновление моделей позволяет учитывать эти изменения и адаптировать бизнес-процессы к новым условиям.
• Внутренние потребности компании: организация может столкнуться с новыми вызовами или возможностями, которые требуют изменения бизнес-процессов. Обновление моделей позволяет быстро реагировать на такие ситуации.
• Эффективность стратегии: регулярный мониторинг и корректировка моделей As is и To be помогают убедиться в том, что стратегия компании остается актуальной.
• Успешная реализация изменений: обновление моделей даёт возможность вовремя обнаруживать проблемы и препятствия при внедрении изменений и принимать меры для их устранения.
• Поддержание конкурентоспособности: оперативно реагируя на изменения и адаптируя бизнес-процессы, компания может оставаться на шаг впереди своих конкурентов.

Оптимизацию бизнес процессов, 1С-консалтинг и многое другое вы можете заказать у нас на выгодных условиях.