Как защитить корпоративную почту

Это особенно важно для корпоративной переписки, где могут содержаться конфиденциальные данные. Кстати, если вашей компании требуется оптимизация бизнес-процессов, обращайтесь к нам. Также на нашем сайте вы сможете найти много полезной информации, например, узнать, что такое облачный Exchange и т. п. Так как же можно защитить корпоративную почту?

PTR-запись для почтовых серверов

PTR-запись (Pointer Record) - это обратная запись DNS. Она привязывает доменное имя к IP-адресу. Применяется для борьбы со спамом и в качестве повышения доверия к отправителю.

Вот пошаговая инструкция по настройке PTR-записи:

• Определите IP-адрес вашего почтового сервера. Это может быть как внешний, так и внутренний IP-адрес, зависит от того, как организована ваша инфраструктура.
• Зайдите в панель управления вашего хостинг-провайдера или регистратора доменных имен.
• Найдите раздел "Зона DNS" или "Управление DNS".
• Добавьте новую запись типа "PTR".
• В поле "Имя" укажите обратный IP-адрес в формате x.x.x.x.in-addr. arpa. Например, для IP-адреса 192.168.1.100 это будет 100.1.168.192.in-addr. arpa. В поле "Значение" впишите доменное имя вашего почтового сервера. Например, mail.example.com.
• Сохраните изменения и дождитесь, пока новая PTR-запись распространится по DNS-серверам (это может занять до 24 часов).

Теперь, когда получатель почты будет проверять отправителя, он увидит, что IP-адрес соответствует вашему доменному имени, что повысит доверие к вашим письмам и снизит вероятность их попадания в спам.

Обучение сотрудников правилам безопасности

Нужно объяснить сотрудникам, почему защита конфиденциальной информации, предотвращение утечек данных, кибератак очень важны для компании.

Также стоит ознакомить сотрудников с базовыми правилами работы с корпоративной почтой:

• Использование только для служебной переписки, никакой личной.
• Создание сложных уникальных паролей, регулярная их смена (примерно раз в полгода).
• Двухфакторная аутентификация.
• Осторожность с вложениями и ссылками, особенно от незнакомых отправителей.
• Шифрование важных писем.
• Отключение автоматического перенаправления почты.

Обучите сотрудников выявлять мошеннические рассылки. Обычно они все похожи друг на друга.

Расскажите об алгоритме действий при подозрении на взлом или компрометацию почты. Кому и как сообщать, какие меры предпринимать.

Предоставьте сотрудниками регулярное обновление знаний: периодические тренинги, рассылки напоминаний, тестирование.

Почему стоит отказаться от бесплатных сервисов

Во-первых, бесплатные почтовые сервисы, такие как Gmail или Hotmail, не предоставляют достаточного уровня безопасности для корпоративной переписки. Эти платформы ориентированы на личное использование и не имеют тех мер защиты, которые необходимы для сохранения конфиденциальности деловой информации.

Во-вторых, при использовании бесплатных сервисов вы фактически отдаете свои данные в руки владельцев этих платформ. Они могут использовать ваши письма, контакты и другую информацию в своих целях, в том числе для таргетированной рекламы. Это недопустимо для корпоративной переписки, где конфиденциальность является ключевым требованием.

В-третьих, бесплатные сервисы, как правило, не предоставляют должного уровня технической поддержки. В случае возникновения проблем вы можете столкнуться с длительным ожиданием решения или вовсе остаться без помощи. Для корпоративной почты это неприемлемо, так как простои могут нанести существенный ущерб бизнесу.

Вместо этого рекомендуется использовать профессиональные почтовые сервисы, предназначенные для корпоративного использования. Такие решения, как Microsoft 365 или другие аналогичные платформы, обеспечивают высокий уровень конфиденциальности и технической поддержки. Их можно интегрировать с другими корпоративными приложениями. Также доступно управление доступом и архивированием данных, что крайне важно для оптимальной работы современной организации.

Переход на профессиональный корпоративный почтовый сервис может потребовать от компании некоторых инвестиций, но эти затраты окупятся за счет повышения защищенности ваших данных, снижения рисков и повышения эффективности работы сотрудников.

Использование механизмов email-аутентификации DKIM

DomainKeys Identified Mail - это метод, с помощью которого можно определить подделку писем электронной почты. Как именно это работает?

Администратор вашей почтовой системы должен сгенерировать специальные криптографические ключи и добавить их в настройки вашего домена. Это называется "подписание" ваших писем.

Когда получатель видит, что письмо подписано с помощью DKIM, его почтовый сервер может проверить подпись и удостовериться, что оно действительно отправлено с вашего домена, а не от злоумышленника.

Основные преимущества DKIM:

• Защита от спама. Мошенники не смогут отправлять письма от вашего лица, так как у них не будет доступа к вашим криптографическим ключам.
• Повышение доверия к вашим письмам. Получатели будут уверены, что письмо пришло действительно от вас.
• Улучшение доставки писем. Почтовые сервисы с большей вероятностью пропустят ваши письма, если они подписаны DKIM.

Таким образом, DKIM - это важный инструмент для защиты корпоративной почты, который помогает бороться со спамом и повышает надежность доставки ваших сообщений. Его настройка не требует больших усилий, но дает компании существенные преимущества.

Использование SMTP-шифрования

Simple Mail Transfer Protocol - это протокол, который нужен для отправления или, наоборот, получения сообщений электронной почты. SMTP позволяет зашифровывать сообщения на пути от отправителя к получателю, делая их недоступными для перехвата.

Для реализации шифрования SMTP в компании потребуется настройка почтовых серверов и клиентов. Кроме того, может потребоваться внедрение системы управления цифровыми сертификатами. Это обеспечит высокий уровень защиты корпоративной переписки от несанкционированного доступа.